第一条 为完善甘肃西北师范大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）的制度建设，加强基金会印章和证书的管理和使用，确保印章、证书、档案使用管理的合法性、规范性、严肃性和安全性，有效维护基金会利益，根据国家有关规定和《甘肃西北师范大学教育发展基金会章程》，结合实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称印章是指基金会名称印章、办事机构印章和专用印章。本办法所称证书是指基金会《法人登记证书》《银行开户许可证》正副本以及其他相关证书。
第三条 基金会办公室为本会档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。办公室应指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第四条 公文承办要保证文件的系统完整，办理完毕后或年度终了交文书人员归档。会计年终了形成的会议档案，由会议人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案清册。
第五条 基金会理事会授权由基金会办公室全面负责基金会的印章和证书管理工作，发放和回收印章和证书，监督印章和证书的保管和使用。
第二章 档案的归档范围
第六条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、本会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。
第七条 文书档案归档范围具体包括以下类别：
（一）收、发文件；
（二）会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；
（三）决定、规定、制度、办法、通报等；
（四）工作计划、总结、调查材料；
（五）预决算、统计报表；
（六）合同、协议书；
（七）任免、聘任、奖励、处分材料；
（八）重要来信、来访材料；
（九）大事记；
（十）重要电报、电话记录。
第八条 会计档案的归档范围包括：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。
第九条 会计档案的具体归档范围是：
（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；
（三）财务报告类。包括月、季、年度财务报告（含会计报表、附表、附注及文字说明）和其他财务报告；
（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第三章 档案的立卷要求
第十条 案卷质量总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
第十一条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附注在后；印件在前，定稿在后。会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度成本；财务报告类、其他类按年度归类成册。
第十二条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。单面书写的文件页号编写在右下角；双面书写的文件，正面页号编写在右下角，背面页号编写在左下角；拆叠后的图纸页号一律编写在右下角。
第十三条 按规定的格式逐项填写文件目录，填写的字迹要清楚，卷内文件目录放在卷首。
第十四条 卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第十五条 案卷封面，填上本册内容所属时间、第几册数、共多少页数、保管期限和案卷号等。案卷封面应逐项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整清晰。
第十六条 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并原件一并立卷，传真件应保存其复印件。装订应采用线绳左侧穿孔装订法，做到整齐、牢固、便于保管和利用。
第四章 档案的保管期限、保管、移交、销毁
第十七条 档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。其中永久档案的保管时间为50年以上；长期档案的保管时间为15年；短期档案时间为5年。
（一）凡记叙和反映本会主要工作和活动的内容，需要长远利用和查考的文件材料及图表，保管期限定为永久；
（二）凡在相当长的时间里，有利用、查考价值的文件材料及图表，保管期限定为长期；
（二）凡在比较短的时间内需要查考和文件材料及图表，保管期限定为短期。
第十八条 档案保管的基本任务是：维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；保护档案实体的理化状态，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命。
应经常保持档案的卫生、整洁、做好防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作，做到账实相符。
第十九条 档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，会计文书档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。
查阅、摘抄、复印人员应当做到：
（一）严格遵守保密纪律；
（二）不得擅自向他人传播档案内容；
（三）不得翻阅、摘抄、复印与查阅内容无关的材料。
查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第二十条 档案移交、销毁必须填写《甘肃西北师范大学教育发展基金会档案移交清册》。
认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。
第五章 印章和证书的领取和保管
第二十一条 基金会所有印章和证书由办公室专人妥善保管，不得转借他人。实行使用登记签批制度，对领取和归还情况予以记录。存放地点要求安全保险，平日随用随锁，不得将印章和证书带离办公室。特殊情况，确需携带的，须经基金会理事长或授权人批准后方可携带使用。
第二十二条 基金会印章保管人及证书保管人应对文件内容和印章及证书使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后按要求盖印，盖印要端正、清晰，用印后的留存材料要编号整理，归卷备查。有查考价值的，在年终整理立卷时归档保存。
第二十三条 凡因印章和证书使用或保管不当而造成严重事故者，将追究保管者的责任。
第六章 印章管理
第二十四条 基金会现有印章三枚，分别为“甘肃西北师范大学教育发展基金会”公章一枚，“甘肃西北师范大学教育发展基金会财务专用章”一枚，基金会理事长（法定代表人）印章一枚。
第二十五条 “甘肃西北师范大学教育发展基金会”公章系基金会法定单位印章。基金会理事长印章系基金会法定代表人印章，与私人印章性质不同，属于公务专用章，是基金会领导人身份的代表，具有行使职权的标志和权威的作用。
第二十六条 印章使用程序和批准权限：
（一）一般性事务用印由基金会秘书长批准；
（二）重大事务用印由基金会理事长批准；
（三）特别重大事务需经理事会会议批准。
第二十七条 基金会理事长印章及基金会财务专用章，作为银行预留印鉴，作为银行印鉴章使用。
第二十八条 不准在空白凭证上盖印，特殊情况需经理事长特别批准，并编号登记，存档备案。
第二十九条 基金会变更、注销管理：
（一）基金会变更需要更换印章时，应到基金会登记管理机关交回原印章，重新提出申请，经核准后，刻制新的印章；
（二）基金会办理注销登记，应将全部印章交回基金会登记管理机关封存；
（三）基金会印章丢失，经声明作废后，按有关规定程序申请重新刻制。
第七章 证书管理
第三十条 基金会法人登记证书挂在基金会对外办公的显著位置，其他证书和证书副本由专人妥善保管。
第三十一条 对外使用基金会证书，应提出使用申请，由秘书长批准，并在外出使用证书申请上签字后，方可外出使用，并按要求及时归还。
第三十二条 基金会在规定的时间内到相关部门进行年检，并在证书上加盖年检部门的年检印章。
第三十三条 不得涂改、出租、出借基金会证书。证书如有遗失或污损，必须及时向秘书长汇报，并向登记管理机关申请补领、更换。对于证书遗失还要在报刊上刊登遗失作废声明。
第八章 附则
第三十四条 本办法与有关法规不一致的，按有关法规执行。
第三十五条 本办法由甘肃西北师范大学教育发展基金会负责解释。
第三十六条 本办法经甘肃西北师范大学教育发展基金会理事会审议通过，自2019年12月26日起执行。